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山西大任国际教育交流有限公司

评论数 (0) | 点击数 (3314)发表于 2015/04/28

办公室工作职责

1、负责后勤的行政管理和日常事务,当好领导的参谋与助手,协助领导搞好各部门之间的综合协调,加强对各项工作的督办和检查,促进后勤各项工作的规范化管理,保证各项工作的正常运转。

2、协助领导建立并完善各项规章制度,起草文件、制定工作计划、编报信息,并对规章制度和工作计划进行督办、查办和落实。

3、负责来文、来电、来函的收发、 登记、 保管、 传递及文书档案工作,管理中心文件、资料的登记、分类、印发、保存工作,人事档案的管理工作,对各项请示、 报告进行核审和把关。

4、负责各类会议的安排、记录和会议纪要的起草。

5、负责公车安排,保证领导和各科室的用车。

6、组织后勤管理服务人员的政治业务学习,坚持例会制度,完成领导交办的其他任务。

7、负责接待相关部门来人检查、周边关系来人来访及日常来宾,及时向领导请示报告,提供建议,处理好相关事务。

8、负责协调与学校的行政工作、重要活动及与后勤管理工作相关的工作关系。

9、负责后勤中心人员的考勤、登记和工作汇总,对校区后勤人员勤政、敬业效能进行监察,并将情况汇总归档,统一上报主管部门领导审查。

10、负责校区安全和后勤保障工作信息的收集和汇总;负责校区电子校务信息系统的管理和监督,做到上情下传、下情上报及时准确。 

11、与其他部门共同负责校区商业服务网点的管理工作。

12、积极接纳受理各学院师生对校区安全和服务保障的意见、建议,并把重大事件在第一时间送达各职能部门和主要领导。

13、负责年终考核情况汇总和校区从业人员年终奖惩情况汇总,做好归档管理。

14、负责后勤人事管理工作。

(1)负责人事的来电、来访、接待工作以及有关人事政策的宣传解释工作。

(2)按照领导指示,负责人员招聘的安排工作:发布招聘信息,安排报名,组织考试等。

(3)负责招聘录用人员合同的签订与续订工作。

(4)负责辞职、自动离职、解聘等人员的相关手续办理。

(5)负责调迁人员合同的签订与管理。

(6)负责校区后勤员工人事建档、管理和人事数据统计工作。

(7)负责后勤合同员工社会保险金的缴纳,及保险最新政策的宣传解释工作。

(8)负责政府人事、劳动部门和校区的各类人事报表的填报。

(9)负责领导交办的其他工作。

第一条  总则

为完善后勤行政管理机制,提高行政管理水平和工作效率,使各项工作有章可循,照章办事,制定制度。

第二条  收文、发文管理制度

1、收文

    (1)登记。收文后,根据来文单位(上级来文、平级来文、下级来文)及时录入来文登记簿;

    (2)办理。来文登记后,视缓、急情况,及时填写文件处理标签报送相关领导阅批;

    (3)归档。文件办理完毕,及时归档,定期或按规定将已归档文件再次分类整理,归档集中管理。

    2、发文

    (1)领导安排或会议决议行文。办公室草拟,董事长或中心主任审批;

    (2)部门文件。各部门根据需要提出发文申请,由部门负责人草拟文件内容,交后勤办公室统一审核,报领导审定;

    (3)领导审批。所有重要文件发文必须由领导审批后,方可印制行文;

    (4)文件发布。文件领导审批后校对,用印,然后正式发布;

(5)文稿归档。所有发文,文稿统一由后勤办公室整理归档。

第三条  会议筹备制度

1、会前准备:(根据会议的规模大小、重要程度安排)

(1)安排会议议题;

(2)确定会议筹备方案;

 (3)办理会议报批手续;

 (4)印发会议通知;

 (5)准备会议文件材料;

 (6)会场的卫生、照明、通风、音响、安保、桌椅排列。

 2、会中、会后安排:

 (1)会议签到;

 (2)导入会场;

 (3)安排发言;

 (4)会议记录(录音);

 (5)会场秩序和后勤服务;

 (6)清理会场;

 (7)会议文件的整理;

 (8)会议决定事项的督办。

第四条  车辆管理制度

1、车辆有后勤办公室统一管理,必须为各部门服务,保证领导用车;

2、办公室必须按照车牌号建立车辆档案,包括使用记录、车辆单证、保险和日常维护、维修记录。使用记录必须包括里程数、使用人、地点、时间、油表数。维修记录必须包括维修时间及维修所发生的费用明细;

3、各部门用车需事先向后勤办公室申请,由后勤办公室填写《用车通知单》后方可用车;

4、公车禁止私用;

5、驾驶员应该爱惜车辆,不乱停乱放,维持车辆原有的性能,外观完好,机车厢内整洁; 

5、驾驶员应加强车辆的日常保养、维护,保持车辆良好的运行状态; 

6、驾驶员必须遵守交通规则,避免出现交通违章;禁止酒后驾车,保证行车安全;

7、车辆发生故障需送外修理的,驾驶员必须事先与办公室报告,配合办公室做好维修记录。

第四条  印章管理制度

1、印章保管

(1)各类印章应确定专人保管;

(2)各类印章保管人变动,必须先办理印章交接手续。

2、印章使用

(1)用印审批:经济合同、正式文件用印前必须经领导文字批准,日常事务由办公室主任或分管领导批准;

(2)盖章登记:印章保管人盖章时,应逐笔在《用印登记表》上登记,口头批准用印的领导必须在登记表上签字;

(3)空白件:未经主管领导部门文字批准,严禁发出空白件;

(4)携章外出:办公室主任及领导层人员确因工作需要须携章外出的,应当登记,携章人应当签字并保证妥善保管、及时退还。

第五条  档案管理制度

1、归档范围公司文件材料的归档范围,包括上级机关印发的有关文件,批件及各部门产生的各种文件材料。

2、归档要求:

 (1)归档的文件材料应完整、准备、系统;

 (2)文件书写和载体材料应耐久保存,文件不能以铅笔,圆珠笔书写,传真件、复印件不得长期存档;

 (3)文件材料整理符合规范;

 (4)归档的电子文件、应有相应的纸质文件材料一并归档保存;

 (5)各类文件一般归档一份,利用频繁的文件归档2-3份;

 (6)各部门负责归档文件的收集和整理并定期或按公规定交后勤办公室集中管理,办公室定期或按规定将已归档文件再次分类整理。

 3、档案的管理与利用

(1)档案分类:档案形成数量多的,可设二级类目;档案行程数量少,可将有关类目适当合并,归档文件的整理质量要符合国家标准的要求,并要编制各类档案目录;

(2)保管条件:有专室或专柜存放档案,要防潮、防火、防尘、防有害生物等安全设施、并定期检查档案的保管状况,对破损或蜕变的档案要进行修复,以确保档案的完整与安全;

(3)保管期限:

 对有长远利用价值的档案应永久保存;

  对在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存;

  凡是结余两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。

 (4)销毁:销毁前要造销毁清册,提出销毁报告,经领导批准,并由档案人员监销;

 (5)其他规定:部门或个人借阅档案,应到办公室登记,及时归还:对不按规定归档而造成文件材料损失的,或对档案进行涂改、抽换、仿造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者,给予相应的处分,后果严重的,将依法进行处理。

第六条  招工管理制度

1、招聘流程

 (1)编制计划,操作类员工根据需要编制月度和年度人员需求计划,其他类员工向董事长申报人员需求计划;

 (2)发布公告,面向社会发布招聘消息,或按领导人事指令执行;

 (3)办理入职,填写员工录用表并由相关负责人批准。

2、岗前培训。新员工报到后,由所分配岗位的上级对其开展一次入职指导谈话(内容包括工作任务分配、开展工作的标准、制度、流程、注意事项、薪酬标准等),由使用科室组织岗前培训。

3、有下列情形之一者,不得予以任用:

(1)剥夺公权、尚未恢复者;

(2)曾违纪违法并予以处罚者;

(3)吸食毒品者;

(4)身体有缺陷、或健康状况欠佳,难以胜任工作者;

(5)未满十六周岁者;

4、新进人员除另有规定外,自到职日起二个月为试用期。试用期表现突出者,经主管认可,允许提前一个月正式录用。

5、试用人员成绩表现优良者,由其部门主管填报试用人员任免签报单按权限呈报董事长核准正式任用。

6、试用人员成绩表现欠佳者,应由部门主管权宜延长试用或停止试用,并填报试用人员任免签报单备案。

7、新进人员试用开始前,应办妥下列手续:

(1)填妥本单位新进职员履历表;

(2)缴验学历证件、身份证及复印件;

(3)本人近期一寸免冠照片4张。

8、员工工龄自试录用之日起计算。

9、员工待遇。根据《中华人民共和国劳动合同法》,结合当地和校区实际,按劳动合同履行。

10、对各级主管人员或员工,平时或年度进行工作绩效考核,奖惩兑现。

11、员工表现特别优秀者予以奖励:

(1)品德良好、足为同仁表率,有利于本校或公众利益之行为,有具体事迹的;

(2)细心维护校区财物及设备,使费用及成本节省有显著成效者;

(3)担任临时重要任务,能如期完成,并达成预期目标者;

(4)对维护或管理有重大改善,或有重大改革和发明,成效显著者;

(5)对灾害或有害于本校利益之事件,能奋勇救护、或预先防止,免受损失有事实者。

12、员工有下列情形之一者,予以免职辞退。

(1)未经准假,而擅离工作岗位者,延误公事导致发生损失或严重后果者。

(2)在校区内酗酒滋事、妨害秩序者。

(3)对本身职务不能胜任者。

(4)违抗上级主管,或蓄意破坏上级指挥,或不尊重乃至侮辱主管行为情节严重者。

(5)利用职权营私舞弊者。

(6)故意损坏校区财物,及虽属过失行为,但造成安全事故和相关损失者。

(7)触犯国家法律法规,被司法机关予以处罚者。

13、其他未列举而应予奖励或惩诫事项,可视情节轻重分别予以奖惩。

14、员工对于其所承受工作不能胜任时,可随时解雇。

15、员工辞职,应于三十日前以书面形式层转主管领导核准。核准辞职后,应即办妥移交。如离职未经核准或移交不清,即擅自离职者,处以免职处分;单位有权进行公开通报、上报劳动部门;造成损失者,依法追究其经济责任。

16、本制度经董事长核准后实施。如有未尽事宜,可依据《劳动合同法》,结合校区实际酌情处理。

第七条  考勤管理制度

 1、考勤范围:后勤全体人员。

 2、考勤方式:使用指纹考勤机进行考勤。

 3、考勤实施:考勤工作办公室实施。

 4、有效考勤时间: 冬季上午08:00—08:30前;

                       签退18:00—18:30前。

                   夏季上午08:00—08:30前;

                       签退18:30—19:00前。

工作日内,规定上班时间前30分钟至上班后20分钟内为有效签到时间,规定下班前20分钟至下班后30分钟内为有效签退时间。

 5、考勤结果公布:每月初1-5号报上月考勤。

6、补充考勤的范围和办法

(1) 学生公寓楼管人员、保卫人员等定时定岗不能离岗签到签退的人员,以纸质考勤表由该部门负责人确认,经领导同意后报考勤。

(2)确属不能录指纹人员,在指纹考勤处专设考勤记录簿,到指定地点按指纹考勤有效时间进行签到签退。由办公室人员负责考勤记录簿保管,超过签到时间将其锁入柜内,本人要求补签的必须签明迟到时间。

(3)因公外出人员计勤办法:属指派直接在校外办事者,因时间不允许到校签到签退,由本人按时间、事由写书面说明,由负责人确认签字后报后勤办公室。副科长以上的人员由中心主任签字确认,科员由科长签字确认。

7、请销假制度

(1)参加考勤人员因公、因事、因病不能按时进行考勤的必须提前办理请假手续。因公出差填写《出差单》,因事、因病请假的填写《请假条》,并交办公室。《出差单》和《请假条》经相应领导批准方为有效。

 因临时接受出差任务或因事、因生病难以提前办理书面请假手续的,可以先按照审批权限向相应领导电话请假。

(2)病假、事假:请假人填写书面请假条,科员请假三天以下由本科科长批准,请假人及时向科长销假。请假三天以上,由科长签署意见后报后勤管理中心主任批准。科级干部请假报管理中心主任批准,假满后向主任及时销假。

(3)婚假:按国家法定年龄,早婚为10天,晚婚15天,包括公休假、法定假。

(4)产假:按产假98天执行,包括公休假,法定假。

(5)本月天数减周日天数为满勤,遇有节假日(寒假、暑假例外),本月天数减周日天数减节假日天数为满勤,公寓、保卫人员以实际天数计勤。

(6)请假时间3天以内发基本工资,3天以上不计考勤。

(7)请假在1个月以内的,五险一金正常缴纳,请假在二个月以上者,从第二个月开始五险一金由个人全部承担。

(8)婚假、产假期间发基本工资,产假因特殊情况续请假者,后期五险一金由个人全部承担。

7、旷工、迟到、早退惩罚制度

(1)旷工:无故不上班,未按规定程序履行请假手续为旷工,除不记考勤外,本月旷工达三天以上,解除其劳动合同。

(2)迟到、早退:在规定考勤签到时间后签到者视为迟到,在签退时间前签退者为早退。

一天内迟到、早退(累计)一小时按旷工半天处理;一天内迟到、早退两小时以上(累计),按全天旷工处理。当月因迟到、早退累计视同三天旷工以上者,解除其劳动合同。

(3)当天内指纹考勤只签一次者,按半天计勤,如属校外公事,按因公外出人员计勤办法执行。

七、加班计算办法

按学校规定享受休息的节假日、周日、寒假、暑假时间内,因工作需要安排上岗、值班的,为工作加班(节假日、周日不属安排上岗加班的自行指纹签到者,不计勤和加班),每月统计以表另报。根据加班的工作时间、劳动强度,酌情予以补助,并入工资同步发放

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